CIConsult Health: Case Study Universitätsklinik Köln

Effiziente Geschäftsprozesse in den Verwaltungsbereichen des Universitätsklinikums Köln: Die Herausforderungen bei der Einführung von Prozessmanagement und Lernender Organisation

CIConsult Health LogoIm Juni 2010 gab Herr Zwilling, der Kaufmännische Direktor der Uniklinik Köln, den Startschuss für das „Effizienzprojekt“ in der Verwaltung der Uniklinik Köln. Ziel des ambitionierten Projektes in Zusammenarbeit mit CIConsult ist es, transparente und optimale Prozesse zu gestalten, die Serviceorientierung zu verstärken sowie die Verwaltungskosten in 3 Jahren um 10% zu reduzieren.

Es ist uns gelungen, die Mitarbeiter intensiver mit ihren Ideen an der Verbesserung der Prozesse zu beteiligen, ein wichtiger Erfolgsfaktor für die Stabilität der Veränderungen, so der Kaufmännische Direktor der Uniklinik Köln, Günter Zwilling.

Das Projekt ist mit der Projektleitung von Frau Schneider (intern) und Frau Pannek (extern bis Oktober 2011, CIConsult) in der Unternehmensentwicklung unter Leitung von Frau Dr. Plamper angesiedelt. Die Projektleitung berichtet für dieses Projekt direkt an den Kaufmännischen Direktor.

Methodisches Vorgehen und Einbindung der Mitarbeiter führt zum Projekterfolg

Durch ein gezieltes Vorgehen konnte CIConsult schnell Erfolge erzielen: Im Rahmen von zwei Führungskräfte-Workshops wurden 30 Top-Themen mit besonders hohem Einfluss auf die Effizienz und die Serviceorientierung der Verwaltung identifiziert. Diese Themen wurden zielgerichtet in moderierten Analyse-Workshops mit Mitarbeitern aus unterschiedlichen Funktionen aus allen Geschäftsbereichen der Verwaltung und teilweise auch der Klinik bearbeitet. Die Schulung der Prozessanalyse sowie der Werkzeuge der Prozessoptimierung erfolgte direkt am Fallbeispiel. Ca. 120 Mitarbeiter waren insgesamt in den Workshops involviert und wurden so methodisch geschult.

Besonders in der Zusammenarbeit mit CIConsult haben wir das strukturierte Vorgehen bei der Geschäftsprozessoptimierung mit den wesentlichen Anforderungen an eine lernende Organisation gut verbinden können, so Dr. Evelyn Plamper, Leiterin der Abteilung Unternehmensentwicklung.

Ein erstes Ziel war es, Verbesserungsmaßnahmen sowie einen Plan zur Umsetzung für jedes Thema zu erarbeiten. In kurzer Zeit gelang es, 800 Maßnahmen für schlanke und effiziente Verwaltungsprozesse zu definieren, die nun Schritt für Schritt abgearbeitet werden. Zwischenstände und Ergebnisse werden regelmäßig an die Bereichsleiter und an alle anderen Mitarbeiter der Uniklinik kommuniziert. Auch die IT-Unterstützung durch eine Prozessmodellierungs-Software wurde durch CIConsult eingeführt: Im Sommer 2011 wurde zur Unterstützung der Prozessarbeit in der Uniklinik Köln die Software BIC von GBTEC Software + Consulting implementiert, mit der Prozesse nicht nur analysiert, optimiert und modelliert, sondern auch für alle Mitarbeiter im Prozessportal einsehbar gemacht wurden.

Direktes Reporting und Projektverantwortung des Top-Managements führen zu hoher Motivation der Mitarbeiter

Wie bei vielen komplexen Veränderungsprozessen ist es eine große Herausforderung für die Projektteams und Mitarbeiter gewesen, auch bei temporären Rückschlägen oder komplizierten Veränderungen jederzeit die Motivation zu behalten. Zusätzlich war es im Sinne einer lernenden Organisation wichtig, dass die Themenverantwortlichen und ihre Teams selbstständig und eigeninitiiert arbeiten.

Die Leiterin des Prozessmanagements, Cornelia Schneider, freut sich, dass die Prozessverantwortlichen selbständig Entscheidungen und Unterstützung zur Veränderung einfordern und dass sie das mit CIConsult eingeführte zentrale Monitoring und Berichtswesen schätzen, weil schneller Fortschritte erzielt werden.

Geholfen hat hierbei insbesondere die direkte Berichterstattung sowohl der CIConsult als auch der Teams an den Kaufmännischen Direktor. Die kurzen Entscheidungswege sowie die Wertschätzung der Arbeit durch den Kaufmännischen Direktor trug sehr zur Motivation der Teams bei.

Fazit: Schnelle Erfolge

Die Ergebnisse aus diesem Projekt können sich sehen lassen:

  1. Gestiegener finanzieller Spielraum: Realisierung von mehreren Millionen Euro Liquiditätsgewinn durch Verkürzung der Abrechnungszeiten
  2. Zusätzliches Einsparpotenzial in der Zukunft: Systematisches Prozesscontrolling führt zur Aufdeckung zusätzlicher zu verhandelnder Einsparpotenziale (ca. 2 Mio. Euro) in Apotheke, Einkauf und anderen Bereichen
  3. Konsequente Verbesserung der Verwaltungsprozesse, z.B. Ideenmanagement, Personalmanagement (HR), Logistik, Datenqualität, Druckkosten, Einkauf (Supply Chain Management) für alle Waren und Dienstleistungen, Abrechnung im Finanzbereich und in der Apotheke, Patientenakte, Vertragscontrolling, Strategie u.a.
  4. Verbesserung von Serviceleistungen und Schaffung hocheffizienter Abrechnungsprozesse durch ca. 100 verbindliche SLAs (Service Level Agreements) zwischen der Uniklinik Köln und ihren Tochtergesellschaften
  5. Umsetzung der Lernenden Organisation: Aufbau eines Teams „Prozessmanagement“, sowie Förderung von eigeninitiierten Verbesserungen in Projekten und Prozessen durch Führungskräfte und Mitarbeiter
  6. Mitarbeiter übernehmen selbständig Projektverantwortung: Entwicklung und Coaching von ca. 30 Prozessverantwortlichen, die die Verbesserungsmaßnahmen vorwärts treiben
  7. Konsequente Unternehmensentwicklung: Erarbeitung von Strategiepapieren für alle Geschäftsbereiche und Verknüpfung mit dem Projekt- und dem Prozessmanagement
  8. Ständiges Monitoring und Benchmarking der Prozesseffizienz: Verknüpfung der Strategie derVerwaltung und Budgetplanung
  9. Einheitliches Reporting: Definition von Kennzahlen und Messung

Wir bedanken uns sehr herzlich bei der Universitätsklinik Köln und ihrem Mitarbeitern für das entgegengebrachte Vertrauen!

Schlanke und effiziente Prozesse mit CIConsult

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