CIConsult Manufacuring: Lean Management bei GE Sensing & Inspection Technologies

GE Sensing & Inspection Technologies GmbH ist eine Tochtergesellschaft des Konzerns General Electric, der seit Mitte der Neunziger Jahre die Qualitätsmethode Six Sigma praktiziert. CIConsult bekam den Auftrag, die Anwendbarkeit des Lean Management Konzeptes auf administrative Bereiche bei GE zu überprüfen. In einem Pilotprojekt in der Einkaufsabteilung führten wir weltweit die ersten „Transactional Lean Events“ an den Standorten Hürth, Ahrensburg und Lewistown (USA) durch.

Konkrete Ziele waren z.B.:

  • die Reduzierung der Bearbeitungszeit von Bestellungen auf weniger als zwei Tage
  • die Beantwortung von E-Mails innerhalb eines Tages und
  • schnellere Reaktionszeiten beim Klären von Kundenfragen.

Es wurden jeweils drei Workshops mit den Inhalten Arbeitsplatzoptimierung, Standardisierung und Prozessoptimierung durchgeführt.

  1. Bei der Arbeitsplatzoptimierung wurde gemeinsam mit dem Mitarbeiter ein für ihn optimales Ordnungssystem erarbeitet und umgesetzt. Es sollte Transparenz in der Ablagestruktur geschaffen sowie Suchzeiten reduziert werden. Um den Mitarbeitern eine Antwort auf die Frage zu geben: „Wie organisiere ich die tägliche Flut an neuen Aufgaben, Informationen und Dokumenten?“, wurde das Thema „Selbstorganisation“ geschult. Des Weiteren erhielten die Mitarbeiter Tipps, die sie bei folgenden Entscheidungen unterstützen sollten: „Was wird noch gebraucht, was kann weg?“, „Was muss sofort bearbeitet werden, was später?“, „Welche Unterlagen lege ich wo, wie lange und in welcher Form ab?“
  2. In den anschließenden Standardisierungs-Workshops hatten die Mitarbeiter die Aufgabe, die Papier- und elektronische Ablage aufeinander abzustimmen sowie eine zentrale Laufwerkstruktur nach einer einheitlichen Logik auf dem Server einzurichten. Zielsetzung war es, neben dem schnelleren Zugriff auf Dateien, die Voraussetzung für ein papierarmes Büro zu schaffen. So kann zukünftig die Doppelablage vermieden und die Aktualität der Unterlagen erhöht werden.
  3. Im nächsten Schritt wurden die Prozessabläufe optimiert. Zunächst führten wir eine Ablaufstrukturanalyse durch, um ein Gesamtverständnis über die Ist-Situation zu erhalten. Nach einer kurzen Schulung in der Methode der 7 Verschwendungsarten, identifizierten wir Probleme, Störungen und Verschwendungen im Ist-Prozess. Diese galt es, bei der Definition des Soll-Prozesses zu eliminieren.

Ergebnis:

  • Deutlich mehr Zeit für strategisches Arbeiten wie z.B. Verhandlungen mit dem entsprechenden Potenzial
  • mehr Kontrolle bei der Auftragsverfolgung, damit der Kunde die Ware pünktlich zum geplanten Termin erhält.
  • ca. 70% aller Störungen entstehen bereits am Prozess-Anfang, also bei der Bedarfsmeldung und diese Störungen ziehen sich als Multiplikator durch alle weiteren Schritte.

Das Pilotprojekt im Einkauf hat gezeigt, dass der Einsatz des Lean Management Ansatzes in allen Geschäftsbereichen möglich und sinnvoll ist. Die Diskussionen deckten dabei auf, dass die größten Produktivitätspotenziale in der Optimierung des gesamten Unternehmens im Sinne eines einzigen Geschäftsprozesses liegen.

Das Management entschied sich daher für eine Wertstromanalyse des gesamten ITO (Inquiry To Order) und OTR (Order To Remittance) Prozesses. In fünf Tagen wurde der Ist-Prozess mit einem Team von 20 Mitarbeitern inkl. Management aus drei Standorten aufgenommen. Anschließend wurde eine Vision des Prozesses entwickelt, woraus sich ca. 50 Handlungsfelder ableiten ließen.

Ergebnisbespiele:

  • Entwicklung eines elektronischem Workflows für die Genehmigung von Rabatten, Einsparpotenzial: ca. 2 Mio. US$ jährlich
  • Anpassung der Rollen und Verantwortungen der Vertriebsorganisation entsprechend eines optimierten Vertriebsprozesses
  • Einsatz eines IT-Tools zur jederzeitigen Auskunft für jeden GE Inspection Technologies Kunden über den Status seiner Anfragen, Angebote sowie Aufträge.

Die Bearbeitung dieser Themen wird eine erhebliche Auswirkung auf die Durchlaufzeit und auf die Qualität zum Kunden hin haben. Desweiteren wird GE Sensing & Inspection Technologies bei ihrer weltweiten Wachstumsstrategie unterstützt, da die Prozesse jetzt standortübergreifend standardisiert sind. Auch Messungen sind mit den neuen Prozessen möglich und bieten die Basis für weitere Verbesserungen.