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Case Study: Mit kleinen Schritten zu großen Veränderungen
Ein halbes Jahr nach der Einführung der Kaizen-Methode blickt der Afrika-Verein auf eine verschlankte Struktur zurück
Montag: „Ich kann die Unterlagen vom letzten Donnerstag nicht finden. Die müssten doch eigentlich in dieser Ablage sein!?“
Nicht selten fängt so der Tag in den Büros an. Auch die Mitarbeiter des Afrika-Vereins kennen derartige Hindernisse, die einen schnellen und reibungslosen Arbeitsablauf erschweren. So ist die Liste der kleinen und großen Probleme genauso vielfältig wie der Arbeitsalltag selbst.
Individuelle Ablagesysteme, Inseldenken anstatt bereichsübergreifende Zusammenarbeit, mangelnder Informationsaustausch und Teamarbeit sind in vielen Büros zentrale Schwachpunkte. Deshalb hat sich der Afrika-Verein vor sechs Monaten für ein Projekt mit der Unternehmensberatung Change and Implementation Consult GmbH (CIConsult) entschieden. Die Prozessoptimierungsprofis hatten bereits in der Vergangenheit die inhaltliche Arbeit des Afrika-Vereins als Mitglied begleitet. Die international erfahrenen Unternehmensberater konnten recht schnell Verbesserungspotentiale innerhalb des Vereins aufspüren und durch geeignete Maßnahmen verbessern.
Nach nahezu einem halben Jahr und erfolgreich umgesetzten Maßnahmen im Hinblick auf eine Verbesserung der Arbeitsprozesse blicht der geschäftsführende Vorstand, Hans W. Meier-Ewert, gerne zurück: „In den vergangenen acht Jahren hatten wir einen Mitgliederzuwachs von nahezu 100 Prozent. Angesichts dieses rasanten Anstiegs haben wir zwar neue Mitarbeiter einstellen können, aber die internen Strukturen entwickelten sich nicht in gleicher Geschwindigkeit weiter. Um die Arbeitsabläufe und den Service für die Mitarbeiter zu optimieren, brauchten wir professionelle Unterstützung mit dem Blick von außen.“ Erst wenn Probleme wahrgenommen werden, können Verbesserungen stattfinden. Mit diesem Grundgedanken luden die CIConsult-Berater alle Mitarbeiter des Afrika-Vereins zur Diskussion ein. Als „Experten vor Ort“ wurden die Mitarbeiter dazu aufgefordert, relevante Erschwernisse ihrer Arbeit zu benennen. In Einzel-und Gruppengesprächen konnte jeder das sagen, was er schon lange einmal loswerden wollte. Hinter dieser scheinbar spontanen Herangehensweise steht eine gut durchdachte Strategie: „Um die Leistungen des Afrika-Vereins zu optimieren, galt es, die täglichen Arbeitsabläufe so wertschöpfend wie möglich zu gestalten und das Potenzial für Kreativität, Wissen und Engagement der Mitarbeiter einzusetzen. Die japanische Kaizen-Methode bindet dafür die Alltagserfahrungen des Personals ein. Von diesen Informationen ließen siech die Maßnahmen ableiten, die eine Zusammenarbeit intensiver fördern“, resümiert die CIConsult-Geschäftsführerin Ulrike Steudel. „Uns war es wichtig, nicht einfach wie im Management auch üblich, Lösungen überzustülpen, sondern im Team die Verbesserungen anzugehen.“, so Meier-Ewert.
Bei der Verbesserung der Prozesse wurde an verschiedenen Punkten angesetzt: An der internen Kommunikation im Verein, genauso an der Qualitätssicherung von Arbeitsabläufen und an der Teamarbeit. Für die praktische Umsetzung wurden Ziele formuliert, ein Zeitplan erstellt und Verantwortlichkeiten festgelegt. So waren die Mitarbeiter motiviert, die Prozesse aktiv besser zu gestalten. Die Umsetzung erfolgte entsprechend der Kaizen-Philosophie in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess in vielen kleinen Schritten. Mit dem Ziel eines „Lean Office“, also einer verschlankten Administration, wurde beispielsweise ein einheitliches Ablagesystem sowohl für die Rechner als auch für die Arbeitsplätze eingeführt. Darüber hinaus bekam der Afrika-Verein einen gemeinsamen Server, so dass jeder Mitarbeiter auf alle Daten Zugriff hat. Veraltetes Archivmaterial und sämtliche papierne Korrespondenz, die auch in digitaler Form vorliegt, wurden entsorgt. Für die Optimierung der internen Kommunikation ist eine monatlich stattfindende Referentenrunde eingeführt worden. Der enge Kontakt zur Geschäftsführung ist ebenfalls durch regelmäßige Feedbackgespräche gesichert. Durch die Transparenz im Hinblick auf Finanzierungen und zukünftige Projekte fühlen sich die Mitarbeiter stärker in Planungsprozesse eingebunden und somit noch intensiver für die Optimierung der Vereinsaktivitäten verantwortlich. „Seitdem die Vereinsaktivitäten für alle offen gelegt werden, sind wir noch motivierter den Verein voranzubringen. Heute kommunizieren wir nicht nur miteinander, sondern auch gleichberechtigter“, so ein Mitarbeiter des Vereins.
„Es ist faszinierend, wie eine Reihe einfacher Maßnahmen in der Summe große Veränderungen bewirken. Eine wichtige Erkenntnis aus dem Projekt mit CIConsult war, dass man kontinuierlich miteinander kommunizieren und sich jeder für seine Aufgaben verantwortlich fühlen und dennoch gleichzeitig die Aufgaben seines Kollegen kennen und mit beobachten muss. Erst dann ist eine anhaltend optimale Arbeit möglich“, so Meier-Ewert. Die Zusammenarbeit von CIConsult und den Mitarbeitern des Afrika-Vereins geht auf dem Weg der ständigen Verbesserung nach Kaizen weiter.
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Ein halbes Jahr nach der Einführung der Kaizen-Methode blickt der Afrika-Verein auf eine verschlankte Struktur zurück
Nicht selten fängt so der Tag in den Büros an. Auch die Mitarbeiter des Afrika-Vereins kennen derartige Hindernisse, die einen schnellen und reibungslosen Arbeitsablauf erschweren. So ist die Liste der kleinen und großen Probleme genauso vielfältig wie der Arbeitsalltag selbst.
Individuelle Ablagesysteme, Inseldenken anstatt bereichsübergreifende Zusammenarbeit, mangelnder Informationsaustausch und Teamarbeit sind in vielen Büros zentrale Schwachpunkte. Deshalb hat sich der Afrika-Verein vor sechs Monaten für ein Projekt mit der Unternehmensberatung Change and Implementation Consult GmbH (CIConsult) entschieden. Die Prozessoptimierungsprofis hatten bereits in der Vergangenheit die inhaltliche Arbeit des Afrika-Vereins als Mitglied begleitet. Die international erfahrenen Unternehmensberater konnten recht schnell Verbesserungspotentiale innerhalb des Vereins aufspüren und durch geeignete Maßnahmen verbessern.
Nach nahezu einem halben Jahr und erfolgreich umgesetzten Maßnahmen im Hinblick auf eine Verbesserung der Arbeitsprozesse blicht der geschäftsführende Vorstand, Hans W. Meier-Ewert, gerne zurück: „In den vergangenen acht Jahren hatten wir einen Mitgliederzuwachs von nahezu 100 Prozent. Angesichts dieses rasanten Anstiegs haben wir zwar neue Mitarbeiter einstellen können, aber die internen Strukturen entwickelten sich nicht in gleicher Geschwindigkeit weiter. Um die Arbeitsabläufe und den Service für die Mitarbeiter zu optimieren, brauchten wir professionelle Unterstützung mit dem Blick von außen.“ Erst wenn Probleme wahrgenommen werden, können Verbesserungen stattfinden. Mit diesem Grundgedanken luden die CIConsult-Berater alle Mitarbeiter des Afrika-Vereins zur Diskussion ein. Als „Experten vor Ort“ wurden die Mitarbeiter dazu aufgefordert, relevante Erschwernisse ihrer Arbeit zu benennen. In Einzel-und Gruppengesprächen konnte jeder das sagen, was er schon lange einmal loswerden wollte. Hinter dieser scheinbar spontanen Herangehensweise steht eine gut durchdachte Strategie: „Um die Leistungen des Afrika-Vereins zu optimieren, galt es, die täglichen Arbeitsabläufe so wertschöpfend wie möglich zu gestalten und das Potenzial für Kreativität, Wissen und Engagement der Mitarbeiter einzusetzen. Die japanische Kaizen-Methode bindet dafür die Alltagserfahrungen des Personals ein. Von diesen Informationen ließen siech die Maßnahmen ableiten, die eine Zusammenarbeit intensiver fördern“, resümiert die CIConsult-Geschäftsführerin Ulrike Steudel. „Uns war es wichtig, nicht einfach wie im Management auch üblich, Lösungen überzustülpen, sondern im Team die Verbesserungen anzugehen.“, so Meier-Ewert.
Bei der Verbesserung der Prozesse wurde an verschiedenen Punkten angesetzt: An der internen Kommunikation im Verein, genauso an der Qualitätssicherung von Arbeitsabläufen und an der Teamarbeit. Für die praktische Umsetzung wurden Ziele formuliert, ein Zeitplan erstellt und Verantwortlichkeiten festgelegt. So waren die Mitarbeiter motiviert, die Prozesse aktiv besser zu gestalten. Die Umsetzung erfolgte entsprechend der Kaizen-Philosophie in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess in vielen kleinen Schritten. Mit dem Ziel eines „Lean Office“, also einer verschlankten Administration, wurde beispielsweise ein einheitliches Ablagesystem sowohl für die Rechner als auch für die Arbeitsplätze eingeführt. Darüber hinaus bekam der Afrika-Verein einen gemeinsamen Server, so dass jeder Mitarbeiter auf alle Daten Zugriff hat. Veraltetes Archivmaterial und sämtliche papierne Korrespondenz, die auch in digitaler Form vorliegt, wurden entsorgt. Für die Optimierung der internen Kommunikation ist eine monatlich stattfindende Referentenrunde eingeführt worden. Der enge Kontakt zur Geschäftsführung ist ebenfalls durch regelmäßige Feedbackgespräche gesichert. Durch die Transparenz im Hinblick auf Finanzierungen und zukünftige Projekte fühlen sich die Mitarbeiter stärker in Planungsprozesse eingebunden und somit noch intensiver für die Optimierung der Vereinsaktivitäten verantwortlich. „Seitdem die Vereinsaktivitäten für alle offen gelegt werden, sind wir noch motivierter den Verein voranzubringen. Heute kommunizieren wir nicht nur miteinander, sondern auch gleichberechtigter“, so ein Mitarbeiter des Vereins.
„Es ist faszinierend, wie eine Reihe einfacher Maßnahmen in der Summe große Veränderungen bewirken. Eine wichtige Erkenntnis aus dem Projekt mit CIConsult war, dass man kontinuierlich miteinander kommunizieren und sich jeder für seine Aufgaben verantwortlich fühlen und dennoch gleichzeitig die Aufgaben seines Kollegen kennen und mit beobachten muss. Erst dann ist eine anhaltend optimale Arbeit möglich“, so Meier-Ewert. Die Zusammenarbeit von CIConsult und den Mitarbeitern des Afrika-Vereins geht auf dem Weg der ständigen Verbesserung nach Kaizen weiter.
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